3 stratégies puissantes pour optimiser son temps

Pour être efficace et accomplir toute notre liste de tâches, il faut savoir optimiser son temps et se concentrer sur les bonnes actions à faire au bon moment.

Aujourd’hui, je vous partage les 3 stratégies qui m’ont permis de maximiser mon temps et d’être plus productive au quotidien.

Étape #1 : Dresser une liste complète de toutes les tâches à effectuer

Cette action vous permet de savoir exactement ce que vous avez à faire et d’avoir une vue d’ensemble sur vos tâches. 

Selon votre besoin, vous pouvez faire l’exercice pour une journée, une semaine ou un mois à la fois.

Allez-y comme les idées viennent, sans les classer.  Dressez la liste complète de toutes les tâches à effectuer. 

Étape #2 : Sélectionner les tâches que vous pouvez éliminer ou reporter

À partir de la liste précédente, sélectionnez maintenant toutes les tâches que vous pouvez soit éliminer ou reporter. 

Demandez-vous: est-ce si important de faire ceci ou cela maintenant ?  Puis-je reporter ceci plus tard ? Dois-je absolument faire cela ?  Pourquoi est-ce que je m’oblige à faire ceci ou cela ?

Vous pouvez aussi vous demander s’il est vraiment nécessaire que vous participiez à une réunion ou un projet X.  Il y a des choses pour lesquelles votre présence n’est pas vraiment requise, donc encore du temps de gagné. 

Épurez votre liste!

Cela vous permettra de prioriser ce qui doit être fait aujourd’hui, ou dans la semaine ou dans le mois.  

Beaucoup d’obligations sont liées à des habitudes, à un mode de vie, à des routines quotidiennes qu’il est possible de remettre en question.

Pour vous aider à accomplir cette étape, vous pouvez aller voir l'article « Combien valent chacune de vos tâches à l’heure ? ».

Étape #3 : Sélectionner les tâches que vous pouvez déléguer

À partir de cette nouvelle liste épurée, sélectionnez toutes les tâches que vous pouvez déléguer ou que vous souhaitez déléguer.  

Est-ce que vous devez absolument être celui/celle qui doit tout faire ? Il faut lâcher prise!

Conservez les tâches qui requièrent absolument votre expertise.

Les tâches administratives peuvent souvent être déléguées. Par tâches administratives, je parle de la facturation, de la comptabilité, de répondre aux courriels, de répondre au téléphone, des suivis clients, de la gestion des médias sociaux et de la correction de textes.  

Pourquoi ne pas vous offrir les services d’une adjointe virtuelle avec une banque d’heures ? De cette façon, vous payez uniquement selon vos besoins réels et ponctuels.

Si vous vous dites que ce serait une dépense, il faut plutôt voir ça comme un investissement. 

En déléguant les tâches qui sont non-facturables, votre temps précieux est alors consacré aux tâches que seul vous pouvez effectuer. Ce sont généralement les tâches qui rapportent des revenus.

Faire appel à une ressource humaine vous permet donc de générer davantage de revenus, et est donc très rentable comme investissement !

Étape #4 : Sélectionner les tâches que vous pouvez automatiser

À partir de la liste des tâches qui ne peuvent pas être déléguées, triez celles qui peuvent être automatisées. 

Gestion des rendez-vous

La prise de rendez-vous, la confirmation et le rappel des rendez-vous sont des tâches qui doivent définitivement être automatisées.

Pour ce faire, il existe plusieurs logiciels de prise de rendez-vous automatisés, comme Calendly, GoRendezVous, DatedeChoix, etc… 

Le client choisit lui-même sa plage horaire selon ses disponibilités et les vôtres. 

Ainsi, lorsque vient le temps du rendez-vous, c’est la première seconde que vous passez avec le client et tout a fonctionné rondement sans intervention de votre part.

Facturation

La facturation est aussi une tâche qui peut être automatisée. Vous pouvez utiliser des logiciels comme Thrivecart, QuickBooks, Square ou Paypal pour générer une facture automatique.  Quand le client aura payé sa facture, il reçoit directement le reçu par courriel.  Plus besoin de créer manuellement le reçu.

Conciliation bancaire

QuickBooks permet aussi la conciliation bancaire automatisée, ce qui libère du temps pour une autre tâche administrative. Lorsqu’on fait cette tâche manuellement on s’embarque dans une suite d’étapes administratives redondantes, facilement évitables si automatisées.

Médias sociaux

Avez-vous évalué combien de temps vous passez à planifier vos publications sur vos médias sociaux si vous le faites de façon régulière?

Il existe des logiciels qui vous permettent de programmer vos publications sur les différentes plateformes sociales, comme par exemple MeetEdgar ou Buffer.  Vous gagnerez beaucoup plus de temps en planifiant une fois par semaine toutes les publications sur vos réseaux sociaux plutôt que si vous le faites à chaque jour.  

Marketing

Le marketing est aussi quelque chose que vous pouvez automatiser.  

Vous pouvez utiliser vos publicités Facebook ou Google qui redirigent vers une page d’atterrissage (opt-in) où les gens vont laisser leur courriel et leur prénom en échange d’un téléchargement (outil gratuit, e-book…) que vous offrez gratuitement.  Par la suite, une série de courriels automatisés qui mène vers une page de vente est déclenchée automatiquement pour quelques jours. 

En d’autres mots, même la vente peut-être automatisée.

Accès

À la suite de la vente de votre programme en ligne, il est aussi possible d’automatiser l’envoi du courriel contenant les codes d’accès à votre formation. Nul besoin de gérer les accès manuellement.  Dès que le paiement est confirmé, le courriel de bienvenue contenant les accès est automatiquement envoyé. 

C’est ce que j’utilise pour mon entreprise. Après un achat avec Thrivecart (panier d’achat), les accès à ma formation sur Kajabi sont envoyés au client. Le tout est connecté avec Zapier.

Envois postaux

Si vous avez une boutique en ligne et que vous vendez des produits physiques à livrer, il existe une extension à 25.$ US qui crée l’étiquette d’envoi à imprimer et à coller sur votre colis. Le tout est relié à votre compte Petite entreprise avec Postes Canada.  Donc en un clic, votre envoi est prêt à être posté.

Étape #5 : Définir une durée d’exécution

Avez-vous vraiment besoin de vous déplacer ou pouvez-vous contacter votre client par téléphone ?  Un coup de fil plutôt qu’une visite peut parfois vous faire sauver du temps.

Vous pouvez aussi définir à l’avance le temps que vous allez accorder à une tâche et vous y tenir. Coupez toutes les distractions, i.e. courriels, médias sociaux, notifications, téléphone ou autre. Cela vous permettra de rester centré sur ce que vous avez vraiment à faire et de respecter le temps que vous avez défini.

La même stratégie peut être utilisée avec vos employés, vos partenaires ou vos clients. Le fait de leur annoncer le temps que vous pouvez leur consacrer les aide habituellement à rester centrés sur leur demande. Très utile avec les gens qui ont beaucoup de jasette...

En résumé, prendre le temps d’organiser ses tâches selon des stratégies efficaces n’est pas une perte de temps. C’est un investissement de temps qui vous permet d’être plus productif et d’accomplir tout ce que vous voulez en moins de temps!

J’ai créé un document PDF gratuit sur « Les 7 étapes de planification pour passer d’une idée à la création d’un programme de formation en ligne ».  Je vous invite donc à aller le télécharger de ce pas en cliquant ici.

J’espère que cet article vous aura apporté beaucoup de valeur. Si vous pensez que cet article-là peut être utile pour quelqu’un que vous connaissez, je vous invite à lui partager.

Si vous voulez optimiser la gestion de vos tâches, vous pouvez aller voir l'article​ « Combien valent chacune de vos tâches à l’heure ? ».

Vous pouvez aussi en apprendre sur la vente, le marketing, les technologies et ainsi obtenir encore plus de valeur en allant voir nos autres articles.